Asiakirjajulkisuus ja tietopyynnöt

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 9 §:n mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Salassa pidettävistä asiakirjoista tai niiden sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos laissa niin erikseen säädetään. Jos vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, asiakirjan julkisesta osasta on annettava tieto, jos vain mahdollista, siten, että asiakirjan salassa pidettävä osa ei tule tietoon.

Valkeakosken kaupungin tietoaineistot eivät pääsääntöisesti ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Valkeakosken kaupungin verkkosivuilla julkaistaan lakisääteiset ja yleisen tiedonsaannin kannalta olennaiset kaupungin toimintaan liittyvät asiakirjat, kuten luottamustoimielinten esityslistat ja pöytäkirjat sekä viranhaltijapäätökset. Lisäksi Valkeakosken kaupunki julkaisee avoimia paikkatietoaineistoja www-sivuillaan.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö julkisesta asiakirjasta on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirja tai asiakirjan sisältämä tieto voidaan toimittaa pyytäjälle nopeasti ja vaivattomasti. Aina pyynnön yksilöiminen ei ole helppoa. Yksilöimisessä avustetaan tarvittaessa. Avustaminen kuuluu viranomaisen velvollisuuksiin jo lain perusteella. Tiedon pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään, eikä perustella pyyntöään, kun hän tekee pyynnön julkisuuslain nojalla. Joskus henkilöllisyyden todentaminen voi olla tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi, tai sen selvittämiseksi onko pyytäjällä oikeus saada tieto asiakirjan sisällöstä.

Yhteystiedot tietopyyntöjen tekemiseksi

Valkeakosken kaupungin asiakirjoihin kohdistuvat tietopyynnöt pyydämme lähettämään Valkeakosken kaupungin viralliseen asiointisähköpostiin valkeakosken.kaupunki@valkeakoski.fi. Pyynnöt kirjataan asianhallintajärjestelmään ja välitetään tarvittaessa eteenpäin siihen palvelukeskukseen, jonka hallussa asiakirjat ovat.

Huomioittehan, että sähköpostiyhteys ei ole salattu. Sähköpostiin ei tule kirjoittaa salassa pidettävää tai arkaluonteista tietoa kuten henkilötunnusta, pankkitilin numeroa tai terveystietoja.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta, viranomaisen henkilörekisteristä tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin. Tiedon pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus tai muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset tiedot esimerkiksi asianosaisuus.

Yksityishenkilöiden henkilötietoihin tai salassa pidettäviin tietoihin kohdistuvat tietopyynnöt pyydämme lähettämään suojatulla, vahvaa tunnistautumista vaativalla, sähköisellä tietopyyntölomakkeella.  Viranomaisten tietopyyntöjen toivomme tulevan suojatulla viestillä viralliseen asiointisähköpostiin.

• Asiakirjapyyntö (eLomake)
• Hakemus vainajan tietojen luovuttamiseksi (eLomake)

Omien tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä, eli henkilöllä, jonka tietoja käsitellään, on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti oikeus tietää, mitä tietoja hänestä käsitellään ja pyytää itseään koskevat tiedot. Omia tietojaan voi pyytää tarkastettavaksi, oikaistavaksi, korjattavaksi tai muutettavaksi vahvaa tunnistautumista vaativilla lomakkeilla.

• Rekisteritietojen tarkastuspyyntö (eLomake)
• Rekisteritietojen oikaisu-, täydennys tai poistopyyntö (eLomake)

Asiakirjamaksut

Lähtökohtana on, että tietojensaanti julkisista asiakirjoista on maksutonta. Mikäli tietojen tai asiakirjojen luovuttamisesta peritään maksu, se kerrotaan asiakkaalle ennen pyyntöön vastaamista. Maksun peruste ja sen suuruus määräytyvät voimassa olevan, kaupunginhallituksen vahvistaman, säännön mukaan.

• Valkeakosken kaupungin viranomaisten toimituskirjoista perittävät maksut (pdf)

Tietovaranto tarkoittaa tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa. Valkeakosken kaupungin tietovarannoista on tässä kuvauksessa esitelty Valkeakosken kaupungin asiarekisteri. Lisäksi kuvaksessa on kerrottu millaista tietoa kussakin palvelukeskuksissa käsitellään.

Valkeakosken kaupungin asiarekisteri

Valkeakosken kaupungin asiarekisteri sisältää tiedot vireille tulleista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista sekä asioiden ja asiakirjojen metatiedot. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy kaupungin asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin ja paperiaineistoihin. Hakutekijöinä voidaan käyttää muun muassa asiakkaan nimeä, syntymäaikaa, henkilötunnusta, asianumeroa, kiinteistötunnusta ja niin edelleen.

Hallintokeskus

Hallintokeskuksen tietovarannot sisältävät asianhallinnan, päätöksenteon, henkilöstö-, talous- ja tietohallinnon, työllistämispalveluiden ja rakennus- ja ympäristöviranomaisen toiminnan yhteydessä muodostuvia tietoaineistoja. Hallintokeskuksen keskeisten rekisterien käyttötarkoituksia ovat muun muassa asiakirjojen ja asioiden käsittelyvaiheiden rekisteröiminen, palvelussuhteiden ja talouden hoitaminen, luottamustoimielinten ja luottamushenkilöiden tietojen ylläpito, työllistämispalveluiden hoitaminen ja asumisen, kiinteistönmuodostuksen ja maan luovutuksen suunnittelu ja toteuttaminen sekä kartta- ja paikkatietoaineistojen tuottaminen.

Koulutus- ja hyvinvointikeskus

Koulutus- ja hyvinvointikeskuksen tietovarannot sisältävät varhaiskasvatuksen, esi-, perus- ja lukio-opetuksen järjestämiseen liittyviä tietoaineistoja, oppilas- ja opiskelijahuollon tietoaineistoja, vapaa-aikapalveluiden järjestämiseen ja hoitamiseen liittyviä tietoaineistoja. Vapaa-aikapalveluihin luetaan mukaan kansalaisopisto- ja taiteenperusopetus sekä liikunta-, kulttuuri-, kirjasto- ja nuorisopalvelut. Koulutus- ja hyvinvointikeskuksen keskeisten rekistereiden käyttötarkoitus on edellä mainittujen palveluiden toteuttaminen ja asiakassuhteiden hoitaminen

Sosiaali- ja terveyskeskus

Sosiaali- ja terveyskeskuksen tietovarannot sisältävät asiakkaiden ja potilaiden palvelujen ja hoidon järjestämiseen liittyviä tietoaineistoja. Sosiaali- ja terveyskeskuksen keskeisten asiakasrekisterien käyttötarkoitus on näiden palveluiden toteuttaminen sekä potilas- ja asiakassuhteiden hoitaminen.

Tekninen keskus

Teknisen keskuksen tietovarannot sisältävät rakennusten, kiinteistöjen ja infrastruktuurin suunnittelun, huollon, ylläpidon, tukipalveluiden ja kunnossapidon tietoaineistoja. Teknisen keskuksen keskeisten rekistereiden käyttötarkoitus on edellä mainittujen palveluiden toteuttaminen ja ajantasaisen tiedon ylläpitäminen.