Tapahtuman järjestäminen

Tapahtumaan tarvittavien lupien ja viranomaisilmoitusten määrä riippuu tapahtuman luonteesta ja koosta. Lupien ja ilmoitusten tekeminen on tapahtumajärjestäjän vastuulla. Myös lähialueen asukkaita on tiedotettava tapahtuman aiheuttamista häiriöistä.

Tavallisimmat luvat ja ilmoitukset tapahtumien järjestämiseen liittyen:

Tapahtumapaikan haltijalupa

Valkeakosken kaupungin Tekninen keskus vastaa alla olevien alueiden luvista:

• Puistoalueet
• Kauppatori
• Kanavanranta
• Katualueet, katuopastus, liikennemerkit ja aidat
• Torivalvoja puh. 040 335 7806

Kaupungin omistamien katu- ja puistoalueiden lyhytaikaisesta vuokrauksesta ei peritä maksua mikäli tapahtuma ei ole kaupallinen. Maksu kuitenkin peritään mikäli yritys (tai taho) kerää tapahtumallaan tuloja tukien yrityksen omaa liiketoimintaa. Vuokrahinnoittelu on tapahtuma-  ja paikkakohtaista.

• Puistoalueiden vuokrahinnoittelu:  0,16-0,47 €/m2
• Katualueiden vuokrahinnoittelu: 0,22-0,47 €/m2.

Teknisen keskuksen tavoittaa parhaiten sähköpostitse: tekninen.keskus@valkeakoski.fi

Liikuntatoimi vastaa liikuntapaikkojen tilavarauksista. Vuokrattavien liikuntapaikkojen hinnoittelusta löydät lisätietoa Liikuntapaikat-sivulta.

Vuokrattavista vapaa-ajantiloista löydät myös tarkempaa tietoa kohdasta Vuokrattavat vapaa-ajantilat.

Poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta

Pääsääntöisesti yleisötilaisuuksista pitää ilmoittaa kirjallisesti järjestämispaikan poliisille joko sähköisesti tai lomakkeella. Suositus on tehdä ilmoitus vähintään kuukautta ennen tapahtumaa.

Ainakin alla mainituista tapahtumista olisi hyvä ilmoittaa poliisille:

• suuret tapahtumat (useita satoja osallistujia)
• yleisten paikkojen (varsinkin liikenneväylät) ulkotapahtumat
• erityisryhmille suunnatut tilaisuudet
• myöhäisiltaan tai yöhön kestävät tapahtumat (klo 22.00 jälkeen)
• tapahtumassa tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta
• tapahtumassa on anniskelua
• tapahtuma vaatii pelastussuunnittelua (kyseessä yli 200 henkilön tilaisuus)
• tilaisuudet, jotka herättävät voimakkaita tunteita (on vaarana, että tilaisuutta tullaan jollain tavalla häiritsemään).

Pelastus- ja turvallisuussuunnitelmat

Tästä kerrotaan tarkemmin kohdassa Tapahtuman turvallisuus.

Jätehuoltosuunnitelma

Tästä kerrotaan tarkemmin kohdassa Jätehuolto.

Musiikin soittamisen Teosto ja Gramexin tapahtumaluvat

Musiikinkäyttölupa on haettava etukäteen jokaiseen tapahtumaan, jossa soitetaan livenä tai tallenteelta (ml. karaoke) tekijänoikeudella suojattua musiikkia. Lupa on haettava ja saatava ennen ensimmäistä järjestettävää tapahtumaa. Tapahtumalupa tarvitaan sekä pääsymaksullisiin että maksuttomiin tapahtumiin.

Meluilmoitus

Erityisen häiritsevästä melusta, kuten moottoriurheilukilpailuista ja klo 22 jälkeen päättyvistä ulkoilmakonserteista ja -festivaaleista on tehtävä meluilmoitus. Tee ilmoitus hyvissä ajoin kuitenkin viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa kaupungin ympäristönsuojeluyksikölle.

• Ilmoitus melua ja tärinää aiheuttavasta tilapäisestä toiminnasta.
• Mikäli et ole varma, tarvitseeko tapahtumasta tehdä meluilmoitusta, ota yhteyttä ympäristösuojeluyksikköön: ymparistonsuojelu@valkeakoski.fi.

Tilapäiset elintarvike- ja anniskeluluvat

Jos tapahtumaan liittyy elintarvikkeiden myyntiä tai tarjoilua, siitä on tehtävä ilmoitus Tampereen kaupungin elintarvikevalvontaan. Pienimuotoisesta toiminnasta, esimerkiksi yksityishenkilöiden tai harrastekerhojen vähäisestä elintarvikkeiden myynnistä tai tarjoilusta, ei ilmoitusta vaadita.

Anniskeluluvat myöntää Aluehallintoviranomainen eli Valkeakoskella Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto. Hakemuksen käsittelyyn on varattava aikaa noin 1-2 kuukautta.

Huomioi tapahtumaa suunniteltaessa myös turvallisuuteen liittyvät asiat. Tapahtumat, joista täytyy tehdä yleisötapahtumailmoitus poliisille, pitää laatia myös turvallisuus- ja pelastussuunnitelma. Kuitenkin on syytä huomioida, että vaikka poliisi ei vaatisikaan yleisötapahtumailmoitusta, tapahtuman turvallisuusasiat on syytä miettiä erityisen tarkkaan.

Suunnittele ja toteuta ennen tapahtumaa:

• järjestyksenvalvonta
• pelastussuunnitelma, jonka liitteenä on myös ensiapusuunnitelma
  • toimitetaan pelastustoimelle
  • viimeistään 14 vrk ennen tapahtumaa
• turvallisuussuunnitelma
  • toimitetaan poliisille yleisötapahtumailmoituksen
• ensiapuhenkilöstö
• vakuutukset
  • tapaturma- ja vastuuvakuutus sekä esineiden vakuuttaminen.

Tapahtuman järjestäjä huolehtii jätehuollon järjestämisestä sekä tapahtuma-alueiden siivoamisesta tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen. Tapahtumien jätehuoltoa määrittelevät kunnalliset jätehuoltomääräykset. Pyri minimoimaan jätteen määrää ja pohdi voisiko jätteitä kierrättää tai uusiokäyttää.

Toimita pyydettäessä Valkeakosken kaupungin ympäristönsuojeluyksikölle jätehuoltosuunnitelma ennen tapahtumaa, josta käy ilmi alla olevat seikat:

• kävijämääräarvio
• arvio jätemääristä lajiteltuna
• jäteastioiden määrä ja niiden sijainti kartalla
• jätepisteiden lajitteluohjeet
• tyhjennystiheys ja tyhjennyksistä vastaava taho
• puhtaana pito tapahtuman aikana sekä loppusiivous
• tarvittaessa käymälöiden määrä ja niiden sijainti kartalla
• jätehuollosta vastaavan yhteystiedot.

Huomioi tapahtuman suunnittelussa tarvitsetko alueelle sähköä, vesijohtovettä tai tilapäisiä rakenteita.

Sähkö:

Kaupungin yleisillä alueilla kuten toreilla ja puistoissa on yleensä tapahtumasähköpisteitä, joista tapahtumajärjestäjän on mahdollisuus saada sähköä tapahtumalle. Tiedustele sähköpisteiden käytöstä ensisijaisesti tapahtumapaikan vuokraajalta. Mikäli sähköpisteitä ei kuitenkaan ole tai niitä ei ole riittävästi, ota yhteyttä paikallisen verkkoyhtiön Valkeakosken Energian asiakaspalveluun. Aina ei tavallinen pistorasia riitä, vaan suuremmat laitteet vaativat kolmivaihevirtaa.

Valkeakosken Energian asiakaspalvelu palvelee arkisin klo 8-20, puh.  03 -5691 5500, päivitysnumero: 03-5691 5520

Vesijohtovesi:

Jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä tai anniskelua, on paikalle järjestettävä myös vettä. Vesipisteiden sijainnit ja lisätietoja vesiasioista antaa tapahtumapaikasta vastaava taho.

Tilapäiset rakenteet:

Tilapäisiä rakenteita voivat olla esim. teltat, katsomo- ja lavarakenteet, äänentoisto- ja valaistusrakenteet sekä erilaiset aidat ja esteet. Kaikkien tapahtumissa käytettävien rakenteiden tulee olla kestäviä, turvallisia ja käyttötarkoitukseensa sopivia. Niiden tulee täyttää olemassa olevat turvallisuusvaatimukset, kuten rakentamismääräykset ja valmistajien antamat asennus- ja käyttöohjeet.

Esteettömyys:

Esteettömyys on otettava huomioon tapahtumaa suunniteltaessa, sillä se mahdollistaa tasavertaisen osallistumisen kaikille. Esteetön ympäristö auttaa liikkumisen lisäksi tavaroiden kuljetusta, siivousta ja tilojen huoltoa. Huolehdi, että koko henkilökunta osaa tarvittaessa vastata esteettömyyteen liittyviin kysymyksiin.

Opastus:

Opastus alkaa jo paljon ennen tapahtumapaikkaa ja hyvä opastus auttaa hahmottamaan tapahtumapaikan. Hyvässä opasteessa tekstit ja kuviot ovat riittävän suuria ja värikontrastit selkeitä.

Tapahtuman markkinointia suunniteltaessa kannattaa aluksi antaa ajatus muutamalle pohdinnalle: mitä, miksi, kenelle ja missä.  Ymmärrä oma tapahtumasi: mikä on tapahtuman konsepti, mikä on sen kohderyhmä, mitä erityistä siinä on ja miten se poikkeaa muista. Näiden ajatusten selkiyttäminen auttaa kaikkia tapahtuman järjestämiseen osallistujia ymmärtämään tapahtuman tavoitteet.

Markkinointikanavia ovat:

• Some (Facebook, Instagram, TikTok, YouTube)
  • Ole aktiviinen
  • Käytä hyviä kuvia ja tee videoita tai storyja
  • Mieti viestisi sisältö (huomioi myös oikeinkirjoitus)
  • Keitä haluat tavoittaa eli pohdi kohderyhmäsi
  • Sitouta myös someyleisösi esim. kommentoinneilla ja kilpailuilla, arvonnoilla.
• Nettisivut
  • Luo yrityksesi, yhdistyksesi tai seurasi nettisivuille tapahtumasta riittävästi tietoa, jotta sellaiselle, joka lukee tapahtumastasi ensimmäistä kertaa, ei jää epäselväksi, mistä on kyse.
  • Ilmoita tapahtumasi myös Valkeakosken kaupungin nettisivuilla olevaan tapahtumakalenteriin.
  • Myös nettisivuilla kuvilla on iso merkitys, käytä siis laadukkaita ja tarkkoja kuvia.
• Printtimateriaali
  • Sanomalehti-ilmoitus paikallislehteen
  • Julisteet, flyerit, esitteet
  • Banderollit, kadunvarsimainokset tai muut ulkomainospaikat
• Tv ja radio

Tapahtumapäivälle kannattaa tehdä oma muistilista.

• Testaa tekniikka ja mahdolliset rakenteet (esim. lava)
• Sound check
• Tarkista myös, että mahdolliset liput, passit tai rannekkeet ja niihin liittyvät ohjelmistot tai laitteet toimivat
• Pelastusviranomaisten vastaanotto ja tarkastukseen osallistuminen
• Ensiapu- ja ensisammutusvälineet
• Henkilökunnan, vapaaehtoisten sekä järjestyksenvalvojien briiffaus
• Vaatetus
• Esiintyjien vastaanotto
• Somevastuu, valo- ja videokuvaus
• Mahdollisen infopisteen rakentaminen
  • Usein kysytyt kysymykset:
    • WC-tilojen, ensiapupisteen ja ruokailu- ja kahvipisteiden sijainnit
• Tapahtuman luvat ja kartta
• Mitä tarvikkeita mukaan?
  • Nippusiteitä, teippiä, niittejä
  • Tussit, kynät, paperia ja pahvia
  • Jätesäkkejä, pyyhkeitä
  • Sadeviitta, aurinkolasit, vesipulloja

Tapahtuman jälkeen:

• Tapahtuma-alueen purku ja siivous
• Dokumentointi
• Arviointi ja palaute
• Jälkimarkkinointi ja kiitokset
• Raportointi

Saavutettavuus

Ota huomioon erityisryhmät tapahtumaa järjestäessäsi. Esteettömyys tekee tapahtumasta houkuttelevamman ja viihtyisämmän. Toivota erityisryhmät tervetulleiksi varmistamalla, että asiakaspalvelu on yhdenvertaista ja kaikkia arvostavaa.

• Ota selvää valitsemasi tapahtumapaikan esteettömyydestä. Fyysistä esteettömyyttä edistävät muun muassa hissit ja luiskat, inva-wc ja automaattisesti avautuvat ovet. Pyörätuolia käyttäville on hyvä varata tilaa esiintymispaikan läheisyydestä, ja huolehtia pysäköintimahdollisuuksista.
• Sisätiloissa järjestettävissä tapahtumissa ota selvää, onko tapahtumapaikalla induktiosilmukka kuulokojeen käyttäjiä varten.
• Huolehdi tapahtumapaikalla selkeistä opasteista. Asianmukainen opastus auttaa kävijää hahmottamaan tapahtumapaikan ja löytämään etsimänsä palvelun tai käyntikohteen.
• Ota saavutettavuus huomioon jo tapahtuman viestinnässä. Suosi tiedotuksessa selkeää kieltä, vältä verkkoviestinnässä kuvia joiden päällä on paljon tekstiä, ja noudata verkkosivuilla verkkosivujen saavutettavuusohjeita. Ohjeita löydät esimerkiksi Papunetin Saavutettavien verkkosivujen suunnitteluoppaasta.

Vastuullisuus

Tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa on hyvä ottaa huomioon tapahtuman ympäristövaikutukset. Ympäristöystävällisyys osoittaa vastuullisuutta ja on myös imagotekijä tapahtuman markkinoinnissa.

• Valitse tapahtumapaikka, joka on hyvien julkisen liikenteen kulkuyhteyksien päässä. Kannusta kävijöitä kävelyyn, pyöräilyyn ja julkisen liikenteen käyttämiseen.
• Huolehdi tapahtuman jätehuollosta, jätteiden kierrätyksestä ja laadi jätehuoltosuunnitelma
• Suosi kestäviä valintoja ja lähituotteita mm. tapahtuman ruoka- ja juomatarjonnan valinnassa
• Suosi ympäristömerkittyjä, kestävästi ja eettisesti tuotettuja tuotteita tehdessäsi hankintoja tapahtumaa varten.

Tiedota tapahtuman vastuullisuuskäytännöistä tapahtuman verkkosivuilla, somessa ja tapahtumapaikalla: tapahtumakävijät vaikuttavat valinnoillaan tapahtuman siisteyteen ja muihin ympäristövaikutuksiin.

Valkeakosken kaupunki on Pirkanmaan festivaalit ry:n kuntakumppani. Pirkanmaan festivaalien Vihreä festivaali -ympäristöoppaasta saat lisää vinkkejä ja neuvoja ympäristöystävällisen ja vastuullisen tapahtuman järjestämiseen.

Yhdenvertaisuus ja turvallisen tilan periaatteet

Suosittelemme noudattamaan kaikissa tapahtumissa turvallisemman tilan periaatteita. Näin ehkäiset häirintää ja syrjintää tapahtumassa, jolloin jokainen osallistuja voi kokea olonsa turvalliseksi.

Turvallisemman tilan periaatteilla ja toimintatavoilla pyritään luomaan tila, jossa kaikki pyrkivät omalla toiminnallaan rakentamaan yhdenvertaista, kunnioittavaa ja avointa ilmapiiriä ja keskustelua.

• Kunnioita toisten henkilökohtaista tilaa ja itsemääräämisoikeutta. Älä koske toista kysymättä lupaa. Muista, ettet voi tietää toisen rajoja kysymättä niitä. Pyydä tilaa myös itsellesi tarvittaessa.
• Älä pilkkaa, ivaa, halvenna, sysää syrjään tai nolaa ketään puheillasi, käytökselläsi tai teoillasi. Pitäydy ulkonäön arvostelusta, juoruilusta ja stereotypioiden ylläpitämisestä.
• Älä tee oletuksia ulkonäköön tai toimintaan perustuen. Älä tee oletuksia kenenkään seksuaalisuudesta, sukupuolesta, kansallisuudesta, etnisyydestä, uskonnosta, arvoista, sosioekonomisesta taustasta, terveydestä tai toimintakyvystä.
• Anna tilaa. Pyri huolehtimaan siitä, että kaikilla on mahdollisuus osallistua keskusteluun. Älä jyrää muiden mielipiteitä ja anna puheenvuoro. Kunnioita myös toisten yksityisyyttä ja käsittele arkoja aiheita kunnioittavasti.
• Kuuntele ja opi. Ota vastaan uudet aiheet, henkilöt ja näkökulmat ennakkoluulottomasti. Suhtaudu jokaiseen vastaantulevaan asiaan ja tilanteeseen mahdollisuutena oppia uutta ja kehittyä.
  Pyydä anteeksi, jos olet loukannut tahallisesti tai tahattomasti muita.
• Jos huomaat jonkun käyttäytyvän asiattomasti tai muutoin rikkovan turvallisemman tilan toimintaperiaatteita, ilmoita tilanteesta järjestyksenvalvojalle tai tapahtumajärjestäjälle.

Lähde: Suomen YK-liitto: Turvallinen tila.